BAB VII DESAIN SISTEM SECARA UMUM

SISTEM INFORMASI

BAB VII

DESAIN SISTEM SECARA UMUM

1 1.           Tujuan Desain Sistem Secara Umum

Tujuan dari system secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang system yang baru. Desain system secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengindentifikasikan komponen-komponen system informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemograman komputer dan ahli teknik yang mengimplementasikan sistem.

Arsitek melakukan analisis, karena arsitek mulai membuat sketsa secara garis besar kepada calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon pemakai rumah, bukan kepada ahli teknik dan insinyur-insinyur teknik sipil yang akan membangun rumah. Desain terminal yang memuat potongan-potongan gambar dengan ukuran-ukurannya yang terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini disetujui oleh calon pemakai rumah.

2.           Komponen – komponen Desain Sistem secara Umum

Pada tahap ini desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemograman. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi, dan kontrol.

a.    Desain Model Secara Umum

Sistem analisis dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk Physical System dan Logical Model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical system. Dan Logical Model dapat digambarkan dengan Data Flow Diagram (DFD).

-       Physical System

System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

Simbol dan Notasi Flowchart dipakai sebagai alat Bantu menggambarkan proses di dalam program. Dan dibagi menjadi tiga kelompok :

♦ Flow Direction Symbols ♦

Dipakai untuk menggabungkan antara symbol yang satu dengan symbol lainnya.

Symbol Off-line Connector (Simbol untuk keluar/masuk prosedure atau proses dalam lembar/halaman yang lain).

Symbol Connector (Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam   lembar/halaman yang sama).

♦ Processing symbols ♦

Menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu prosedure.

Symbol Process (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer).

Symbol Manual Operation (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang  tidak dilakukan oleh komputer).

Symbol Decision (Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa   kemungkinan jawaban/aksi).

Symbol Predefined Process (Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage).

Symbol Terminal (Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program).

Symbol Off-line Storage (Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini akan disimpan).

Symbol Keying Operation (Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard).

♦ Input-output symbols ♦

Menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya).

Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic).

Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu).

Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk).

Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas).

               

              Contoh Program Flowchart, seperti pada gambar dibawah ini:

                            

-       Logical Model

Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan kita untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana (Hartono, 1999:684).

Beberapa simbol dalam DFD antara lain:

1.    External entity (kesatuan luar)

Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar dapat berupa:

a.    Suatu kantor, departemen, aau divisi dalam perusahaan.

b.    Orang atau sekolompok orang di organisasi tersebut.

c.    Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok.

d.   Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Simbol: kesatuan luar dapat digambarkan dengan suatu notasi kotak.

2.    Data flow (arus data)

Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut:

a.    Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.

b.    Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

c.    Masukan untuk komputer.

d.   Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.

e.    Suatu isian yang dapat dicatat pada buku agenda.

Simbol: Arus data dapat digambarkan dengan suatu panah.

 3.    Process (proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Simbol:  
                                                         

4.    Data store (simpanan data)

Simpanan Data (Data Store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:

a.    Suatu file atau database di sistem computer.

b.    Suatu arsip atau catatan manual.

c.    Suatu tabel acuan manual.

d.   Suatu agenda atau buku.

Simbol:

Tingkatan – tingkatan pada DFD adalah sebagai berikut:

a. Diagram konteks : Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan system dengan lingkungannya.

b. Diagram level Zero : Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Merupakan diagram yang menggambarkan proses-proses utama system dan alur datanya.

c.    Diagram level satu : Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.

d.   DFD level dua,tiga, … : Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya.

e.    Entity Relationship Diagram : Model Entity Relationship adalah suatu penyajian data dengan menggunakan Entity dan Relationship.

Pedoman dalam Menggambarkan Data Flow Diagram Pedoman untuk menggambar DFD adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 1990):

1.    Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.

2.    Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

3.  Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram). DFD yang pertama kali digambar adalah yang level teratas (top level) yang disebut dengan context diagram. Dari context diagram ini kemudian akan digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan overview diagram (level G). Tiap-tiap proses di overview diagram akan digambar secara lebih terinci lagi dan disebut dengan level 1. Tiap-tiap proses di level 1 akan digambar kembali dengan lebih terinci lagi dan disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.

4. Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang (hierarchy chart) digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke level-level lebih bawah lagi.

5. Gambarlah sketsa DFD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang.

6.  Gambarlah DAD untuk level-level berikutnya yaitu level 1 dst untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.

a.    Desain Input Secara Umum

Alat dari input dapat digolongkan kedalam golongan yaitu alat input langsung dan alat input tidak langsung. Proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu data capture (penangkapan data), data preparation (penyiapan data), dan data entry (pemasukan data). Ada dua tipe input yaitu input internal dan eksternal.

Langkah-langkah desain input secara umum yaitu :

1.    Menentukan kebutuhan input dari sistem informasi.

2.    Menentukan parameter dari desain input tsb.

Contoh Desain Input secara Umum, yaitu:

Data Induk Pegawai

Nomor Induk Pegawai         : 151511008

Nama Pegawai                      : Ade Laelissiyamah

Alamat                                  : Juntinyuat, Indramayu

Tempat Lahir                        : Indramayu

Tanggal Lahir                        : 12 Februari 1996

Pendidikan                            : S1 – Teknik Informatika

b.    Desain Output Secara Umum

Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Output dapat berupa hasil dari media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video). Tipe output yaitu output intern yaitu output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Dan output ekstern adalah output yang didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya.

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau grafik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel.

Langkah-langkah desain output secara umum yaitu:

1.    Menentukan kebutuhan output dari sistem informasi.

2.    Menentukan parameter dari desain output tsb.

Contoh Desain Output secara Umum, yaitu:

Daftar Pegawai

NIP	NAMA	ALAMAT
151511008	ADE LAELISSIYAMAH	JUNTINYUAT, INDRAMAYU
TEMPAT LAHIR	TGL. LAHIR	PENDIDIKAN
INDRAMAYU	12 FEB 1996	S1 – TEKNIK INFORMATIKA

c.    Desain Database Secara Umum

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dari sistem informasi karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Sistem basis data adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

Database dibentuk dari kumpulan file. Sedangkan file dibentuk dari kumpulan Record. Dan record dibentuk dari kumpulan field. Sedangkan field merupakan kumpulan dari  item data. Item data dapat berupa huruf, angka atau simbol – simbol khusus.

Langkah-langkah desain database secara umum yaitu:

1.    Menentukan kebutuhan file dari sistem informasi.

2.    Menentukan parameter dari desain database tsb. : Type File, Organisasi File & key field dari file tsb. Parameter tersebut, meliputi:

·      Tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara (temporary).

·      Media dari file : hardisk, disket, pita magnetik, CD.

·      Organisasi dari file :  fila sequential, random, berindeks.

·      Field kunci dari file.

Analisis sistem dapat menggunakan formulir berikut untuk mengidentifikasi file database yang akan didesain, sebagai berikut:

Tabel identifikasi kebutuhan file.



Tabel identifikasi atribut (field) dalam sebuah file.

d.   Desain Teknologi Secara Umum

Teknologi dapat digunakan untuk menerima input, menjalanakan model, menyimpan dan untuk

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian daripada

sistem secara keseluruhan.

Untuk tahap desain teknologi secara umum, langkah pertama perlu dilakukan oleh analis adalah

mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan, baik yang berkaitan dengan penggunaan

hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak) dan brainware yaitu personil yang sudah

terlibat dengan sistem informasi. Kemudian langkah kedua adalah menentukan jumlah yang akan

dibutuhkan dalam penggunaan hardware maupun software untuk sistem informasi tsb.

Teknologi terdiri atas 3 bagian utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi (humanware atau brainware). Teknisi yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi.

Kebutuhan teknologi perangkat keras (hardware) komputer terdiri atas:

1. Alat masukan (media input), adalah alat yang digunakan untuk memasukkan data, bisa berupa keyboard, scanner, mouse, barcode, dll.

2.  Alat pemroses (media proses), CPU atau prosessor ini merupakan komponen pemrosesan logika dan aritmatika serta mengendalikan komputer. Kecepatan pemrosesan ditentukan oleh kecepatan clock dari control unitnya. Perhitungannya dalam satuan hertz, semakin besar nilainya semakin cepat clocknya. Contoh Intel Core i7 2.93 Ghz artinya kecepatan clock dari control unitnya adalah2.93Ghz.

3.  Alat keluaran (media output), adalah alat yang digunakan untuk mengeluarkan hasil dari pemrosesan data, bisa berupa monitor, printer, speaker dll.

4.   Simpanan luar (media simpan), media ini berfungsi untuk menyimpan data secara permanen yang nantinya bisa dibaca kembali, bisa berupa harddisk, flashdisk, CD, DVD dan yang sudah mulai ditinggalkan adalah disket. Satuan kapasitasnya adalah bit atau byte, semakin besar nilainya semakin besar kapasitasnya. Contoh Harddisk 160GB artinya kapasitas penyimpanan harddisk tersebut adalah160Gigabyte.

Ada beberapa komponen tambahan yang berfungsi untuk menambah performansi dari komputer itu sendiri, seperti LANcard, Wifi untuk perangkat networking dengan satuan bitpersecond (bps), videocard untuk menghasilkan output gambar ke monitor dengan satuan byte.

Kebutuhan teknologi perangkat lunak (software) komputer dapat dikategorikan kedalam tiga bagian yaitu:

1.  Perangkat lunak sistem operasi, merupakan perangkat lunak sistem dengan fungsi tertentu, misalnya pemeriksaan perangkat keras (hardware troubleshooting), memeriksa disket yang rusak (bukan rusak fisik), mengatur ulang isi harddisk(partisi, defrag), contoh Utilty adalah Norton Utility.

Saat komputer pertama kali di hidupkan, sistem operasilah yang pertama kali di jalankan, sistem operasi yang mengatur seluruh proses, menterjemahkan masukan, mengatur proses internal, memanejemen penggunaan memori dan memberikan keluaran ke peralatan yang bersesuaian, contoh sistem operasi : DOS, Unix, Windows 95, IMB OS/2, Apple’s System 7.

2. Perangkat lunak bahasa pemrograman, merupakan perangkat lunak yang bertugas mengkonversikan arsitektur dan algoritma yang di rancang manusia ke dalam format yang dapat di jalankan komputer, contoh bahasa pemrograman di antaranya : BASIC, COBOL, Pascal, C++, FORTRAN.

3.    Perangkat lunak  paket aplikasi, perangkat lunak aplikasi merupakan bagian perangkat lunak yang sangat banyak di jumpai dan terus berkembang. Sebelum tahun 1990-an aplikasi yang di kenal yaitu pemroses kata (Word Star, Chi Write), pemroses tabel (Lotus 123, Quatro Pro), database (DBASE), dan hiburan (game). Pada perkembangan pemroses kata, tabel dan database saat ini telah di bundel menjadi aplikasi office dengan tambahan aplikasi untuk pembuatan presentasi yang nanti akan di berikan pada pelatihan ini. Contoh aplikasi office adalah Microsoft Office yang terdiri dari Word(pemroses kata), Excel (pemroses tabel), Access (database), dan PowerPoint (presentasi). Yang berkembang sangat banyak saat ini adalah aplikasi multimedia dan internet. Contoh aplikasi multimedia adalah Winamp untuk memutar musik berformat MP3 atau CD Audio, kemudian RealPlayer yang dapat digunakan untuk menonton film atau VCD. Aplikasi internet yang umum di gunakan adalah untuk browsing, e-mail, chatting dan messenger.

Aplikasi yang bersifat khusus di antaranya untuk membantu pekerjaan Engineer seperti AutoCAD (gambar struktur), Protel (gambar rangkaian elektronik), dan Matlab (pemroses dan visualisasi persamaan matematis). 

 

Contoh Desain Teknologi berbasis web dalam Sistem Informasi Akademik UMC:

-       Kebutuhan teknologi perangkat keras (hardware) komputer terdiri atas:

1.    Alat masukan (media input), adalah keyboard, mouse

2.   Alat pemroses (media proses), adalah CPU, Contoh Intel quad core processor N2920 (2M Cache, 2.0 Ghz) artinya kecepatan dari control unitnya adalah 2.0 Ghz.

3.   Alat keluaran (media output), adalah printer, monitor, speaker

4.   Simpanan luar (media simpan), adalah harddisk, flashdisk, DVD/CD-ROM drivers, disk drivers. Contoh Harddisk 199 GB artinya kapasitas penyimpanan harddisk tersebut adalah 199 Gigabyte.

-       Kebutuhan teknologi perangkat lunak (software) komputer dapat dikategorikan kedalam tiga bagian yaitu:

1.    Perangkat lunak sistem operasi, adalah Windows 8

2.    Perangkat lunak bahasa pemrograman, adalah JAVA

3.    Perangkat lunak  paket aplikasi, adalah SIMAKU ONLAN UMC

LAPORAN DESAIN SECARA UMUM

   Setelah komponen-komponen sistem informasi di desain secara umum, maka laporan mengenai ini perlu dibuat dan diberikan kepada pemakai sistem dan manajemen. Pemakai sistem dan manajemen dapat memberikan pendapat-pendapat dan usulan-usulan perbaikan dari desain ini. Melalui laporan desain secara umum ini, analisis sistem mengkonfirmasikan kepada pemakai sistem dan manajemen apakah benar sistem informasi seperti ini yang mereka butuhkan. Bila desain secara umum ini telah benar, selanjutnya desain secara rinci tinggal mengacu pada desain secara umum .

Read More

BAB VI DESAIN SISTEM

SISTEM INFORMASI


BAB VI

DESAIN SISTEM

6.1  Pendahuluan

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk system tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem. Desain system dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum dan desain sistem terinci.

A. Arti Desain Sistem
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai berikut ini.

·         Menurut Robert J.Verzello/John Reuter III: Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

·         Menurut John Burch & Gary Grudnitski: Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran,dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa terpisah ke daIam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

·         Menurut George M. Scott: Adalah Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfiguras dari komponen- komponen perangkat L unak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah di tetaplan pada akhir tahap analisis sistem).

Dengan demikian Desain Sistem dapat diartikan sebagai berikut :
1. Tahap setelah analis dari siklus pengembangan system
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
4. Menggambarkan bagaimana system terbentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
5. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu system.

6.2  Tujuan Desain Sistem

Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama. yaitu
sebagai berikut ini.

1.      Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

2.      Untuk memberikan gambaran gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman computer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat
Tujuan kedua ini lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan sebagai pembuatan program komputernya. Untuk mencapai tujuan ini. analis sistem hurus dapat mencapai sasaran-Sasaran sebagai berikut :

1.      Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode baru mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan.

2.      Desain system harus dapat mendukung tujuan perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan system yang dilanjutkan pada analisi syste

3.      Desain system harus efisien agar dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tdak dilakukan oleh computer

4.      Desain system harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari system informasi yang meliputi data dan informasi simpanan data, metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras perangkat lunak dan pengendalian intern

6.3 Personil Yang Terlibat

Pekerjaan desain sistem dilakukan oleh analis sistem dan personil-personil teknik lainnya, seperti misalnya spesialis pengendalian , personil penjamin kualitas , Spesialis komunikasi dan lain sebagainya. Bagaimana dengan pemakai-pemakai system (user)! Apakah pemakai sistem juga harus terlibat dalam tahap ini? Banyak orang yang setuju bahwa keterlibatan pemakai system sangat penting selama tahap analisis sistem. Akan tetapi bagaimana di tahap desain sistem ini? Banyak analis sistem yang mendisain sistem ini tanpa partisipasi yang berarti dari pemakai sistem. Hasil dari ketidak-terlibatan pemakai sistem ini akan mengakibatkan kurang puasnya pemakai sistem terhadap cara sistem berkerja (bahkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakai). Oleh karena alasan ini, maka pemakai sistem seharusnya juga terlibat dalam tahap desain sistem. Pemakai sistem paling tidak dapat mengkaji ulang komponen-komponen sistem informasi yang didesain. Misalnya pemakai sistem seharusnya mengkaji ulang tata letak (layout) dari semua laporan-laporan dan bentuk-bentuk tampilan di layar terminal. Pemakai sistem juga seharusnya menilai arus percakapan dari dialog di layar terminal.Pemakai sistem juga seharusnya menilai cara penangkapan data, pengolahan dari data tersebut dan disrtibusi informasinya.

6.3 Tekanan-Tekanan Desain

Tekanan-tekanan desain adalah tekanan-tekanan yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengenai sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus mempertimbangkan tekanan-tekanan desain (design forces) yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini mempengaruhi proyek sistem informasi. Ambillah contoh desain suatu mobil sebasai analoginya. Semua mobil terdiri dari blok blok bangunan yang sama yaitu sebuah bodi mobil, interiornya, instrumen-instrumtnnya. kendali kemudii (kemudi, pedal rem,pedal gas dan lain sebagainya). Roda-roda, gandar-gandar dan suatu mesin yang terbentuk dari suatu unit tenaga, sumber energi, transmisi-transmisi dan gear-gear. Akan tetapi karena adanya sejumlah tekanan-tekanan desain, bentuk dan isi dari blok-blok bangunan mobil ini telah berubah dari waktu ke waktu. misalnva, pengendalian polusi, keamanan yang ditingkatkan dan pemakaian bahan bakar yang harus lebih hemat memaksa mobil untuk didesain kembali keseluruhannya. Beberapa industri mobil beberapa tahun yang lalu kurang mempcrhatikan pada pemenuhan selera pasar dan banyak yang merancang mobil yang tidak dapat diterima oleh konsumen. Setelah pabrik-pabrik mobil ini berhenti merancang mobil tersebut dan mulai merancang kembali dengan memperhatikan desain forces mereka mendapatkan kembali jalur pemasarannya. Kesadaran akan desain forces ini mengikuti dengan pasti telah mengembalikan pabrik-pabrik mobil ini kepada operasi yang menguntungkan. Perancang sistem informasi juga harus memperhatikan sejumlah desain forces yang mempengaruhi kerjanya, yaitu:

·         integrasi (intagration),

·         jalur pemakai/sistem (user/system intarface),

·         tekanan-tekanan persaingan

·         kualitas dan kegunaan informasi

·         kebutuhan-kebutuhan system

·         kebutuhan-kcbutuhan pengolahan data

·         faktor-faktor organisasi

·         kebutuhan-kebutuhan biaya efektifitas

·         laktor-faktor

·         kebutuhan-kebutuhan kelayakan

A.    Integras

Sistem informasi harus didesain terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi. Suatu sistem informasi yang ada di antara unit-unit organisasi atau departemen-departemen harus dapat bcrhubungan dan berkomunikasi dengan baik. Teknologi komunikasi data dapat diterapkan untuk maksud integrasi ini. Integrasi akan meningkatkan kebutuhan dari koordinasi dan sinkronisasi dari operasi di dalam organisasi. lntegrasi ini perlu, karena organisassi harus dipandang sebagai satu kesatuan unit sistem. Sasaran dari sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi multilevel, cross fungtional, tepat waktu, akurat,relevan kepada semua komponen organisasi. oleh karena itu, sistem informasi yang terpadu perlu dirancang di dalam organisasi. Contoh dari integrasi adalah sebagai berikut ini. Departemen Pemasaran di suatu perusahaan telah berhasil mendeteksi selera-selera dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh konsumen dan perubahan-perubahan dalam persaingan. Informasi ini kemudian dapat dikomunikasikan ke departemen teknik yang akan menggunakan teknologi CAD (Computer Aided Design) untuk menganalisis dan membuat simulasi untuk mendesain kebutuhan-kebutuhan pasar ini. lnformasi ini kemudian dikomunikasikan lagi ke departemen produksi untuk dicoba disusunkan jadual produksinya, merencanakan sumber-sumber daya produksi yang akan digunakan dan menganalisis kebutuhan-kebutuhan personil untuk menanganinva. Informasi ini kemudian dikoordinasikan dengan anggaran modal untuk analisis finansialnva. Contoh ini menunjukkan adanya hubungan informasi antara departemcn pemasaran, departemen teknik, departemen produksi dan departemen keuangan. Dengan integrasi yang baik. Maka arus informasi antar departemen ini akan cepat dan efektif. Database dan teknologi merupakan blok bangunan sistem informasi kunci untuk mencapai integrasi ini. Secara ideal, desain dari database harus menyimpan semua data yang ada dalam suatu simpunan yrng tunggal untuk keperluan semua orang atau departemen yang mempunyai hak untuk mengaksesnya. Dengan kemampuan teknologi komunikasi yang sekarang ada, maka jumlah data yang besar yang berasal dari lokasi lokal atau lokasi jarak jauh dapat ditangkap, dimanipulasi dan ditransmisikan dengan cepat. Semua data ini kemudian dapat disimpan di database dalam direct access storage (misalnya hard disk) yang dapat diakses lewat terminal-terminal baik di lokasi lokal atau lokasi jarak jauh tersebut. Elemen-elemen data ini secara logika telah terintegrasi dalam suatu database yang umum.

B.     Jalur pamakai/sistem12

Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin. Elemen yang kritis dari desain sistem ini adalah jalur pemakai (User Interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal, keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat bertukar input dan output dengan mesin.
Desain dari user interface ini telah mendapat perhatian yang cukup penting pada tahun-tahuan terakhir ini. Beberapa prinsip dari desain user interface yang baik telah dikembangkan dan banyak diantaranya menekankan pada sistem yang berbentuk user friendly serta kemudahan untuk digunakan. Penelitian pada bidang ini sering disebut sebagai human Factors engineering atau Ergonomics.

Ergonomics berasal dari bahasa Yunani. Ergo berarti “kerja” dan nomics berarti “studi tentang”. Ergonomics adalah studi tentang bagaimana orang menggunakan alat-alat untuk melaksanakan pekerjaannya dan bagaimana secara fisik mereka berhubungan dengan lingkungannya.”’
Terdapat beberapa pilihan untuk mendesain user interface dan pemilihan ini tergantung pada faktor-faktor semacam pengalaman serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh user. Terdapat beberapa pedoman untuk hal ini, yaitu System harus fleksibel, konsisten dan harus mudah dikontrol oleh user.

Berikut ini merupakan elemen-elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain untuk memenuhi user interface.

1.      Query.
Secara query, pemakai sistem dapat mengakses data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya.

2.      Desain layar.

Suatu desain layar yang baik harus jelas. tidak melompat-lompat dan tidak berisi dengan informasi yang tidak relevan.

3.      Umpan balik

Dalam sistem online, aspek yang penting dalam umpan balik (feed back) adalah waktu respon (response time), yaitu waktu antara saat user memasuki data dengan respon yang diberikan oleh sistem. Masalah umum yang sering terjadi adalah response Time yang lama. Sehingga User mejadi jemu dan kehilangan konsentrasinya. jika waktu respon melebihi 10 detik, suatu berita seharusnya sedang bekerja sebagai misalnya suatu sistem sedang melakukan perhitungan yang cukup lama, katakanlah -50 detik, maka sebaiknya ditampilkan berita “Tunggu sebentar, sedang memproses sekitar 50 detik , sehingga user mengetahui bahwa sistem sedang berkerja dan tidak mengira bahwa sistem macet (hang).

4.      Bantuan.
Pada waktu user sedang mengoperasikan sistem, seringkali mengalami kesulitan atau tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya. Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana user dapal meminta bantuan kepada sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh user.

Contex Sensitif help merupakan bantuan yang sering banyak digunakan sekarang, yaitu sistem akan menampilkan bantuan bila diinginkan oleh user pada posisi-posisi tertentu di layar.

5.      Pengendalian kesalahan.

Pengendalian kesalahan (Control Error) juga merupakan aspek yang penting dalam user interface Dcsain sistem harus mempertimbangkan pengendalian kesalahan ini yang dapat berupa sebagai berikut ini.

a.       Pencegahan kesalahan.

Sedapat mungkin, sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada User tentang apa yang harus dilakukan sehingga user tidak melakukan kesalahan yang seharusnva tidak perlu terjadi. Misalnya sistem dapat menampilkan intruksi “ ‘Nilai yang sah adalah diantara 1-25” pada waktu memasukan unit barang yang dijual.

b.      Pendeteksian kesalahan.

lika suatu kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengindentifikasikan kesala-
hannya dengan jelas dan dapat menampilkan berita kesalahan ini, seperti misalnya “Fatal eror”, Sistem Dihentikan” atau berita “kode salah !!!”.

c.       Pembetulan kesalahan.

Jika suatu data yang dimasukkan salah sebelum data ini diolah, maka system harus dapat memberi kesempatan kepada user untuk dapat menginteraksinya. Demikian juga bila data yang salah terlanjur direkamkan ke database, maka sistem juga harus dapat menyediakan cara untuk membetulkannya.

6.      Desain workstation.

Banyak penelitian ergonomics yang berhubungan dengan menggunakan system komputer yang dihubungkan dengan aspek fisik semacam desain dari mebel, tata letak kantor, suara dan penerangan. Untuk desain workstation, beberapa hal perlu dipertimbangkan, yaitu mengenai ukuran, warna dan posisi tampilan di layar terminal, ukuran-ukuran dari mebel dan tata letak keyboard. Desain workstation ini akan msmpengaruhi kenyamanan dan kelelahan dari kerja user

Tantangan-tantangan persaingan

Sekarang ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang tajam. organisasi yang ingin bertahan dan sekaligus berkembang di masa mendatang harus memikirkan persaingan ini. Informasi merupakan salah satu senjata yang dapat membantu organisasi untuk bersaing. Desain dari sistem informasi harus mempertimbangkan lingkungan-lingkungan persaingan (Competitive Environment) yang ada. Lingkungan-lingkungan persaingan ini dapat berupa manajemen, aneka ragam produk dan jasa, dan produktivitas. Sistem informasi harus dapat menyediakan informasi bagi manajemen untuk melakukan kegiatannya peranan system informasi juga harus dapat membantu dalam hal produktivitas organisasi baik prociuktivitas bagi manajemen dan produktivitas bagi para pekerja lainnya.

Dengan sistem informasi, produktivitas manajemen dapat ditingkatkan, misalnya dengan menyediakan cara penjadualan yang lebih baik, pengurangan kerja-kerja teknis dan ketidak efisienan lainnya.

Kualitas dan kegunaan informasi

System informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu tepat pada waktunya, tepat nilainya, dan relevan. Untuk dapata menghasilkan hal ini maka informasi tersebut haruslah bergunan bagi yang memakainya.

Kebutuhan-kebutuhan Sistem
1. Keandalan.
2. Ketersediaan.
3. Keluwesan.
4. Skedul instalasi.
5. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan.
6. Kemudahan dipclihara.

Kebutuhan-kebutuhan Pengolahan data

Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processsittg requirements) berhubungan dengan pekerjaan sistem secara terinci dan dapat terdiri sebagai berikut ini.

1.      Volume.

Volume menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu dari periode waktu tertentu. Untuk menghitung jumlah dari volume dapat dilakukan lewat banyaknya transaksi yang terjadi. Pengukuran lain dari volume dapat dilihat dari banyaknya suatu fungsi pengolahan harus dilakukan.

2.      Hambatan waktu pengolahan.

Hambatan waktu pengolahan menunjukkan jumlah dari waktu yang diijinkan atau yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan.

3.      Pormintaan perhitungan.

4.      Permintaan perhitungan merupakan model-model matematik yang harus diterapkan (misalnya pemrograman linier) sehingga informasi dapat dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan oleh user.

Faktor-laktor Organisasi

Terdapat lima buah faktor organisasi yang harus dipertimbangkan dalam desain sistom, yaitu sifat dari organisasi, tipe organisasi, ukurannya, strukturnya dan gaya manajemennya .

1.      Sifat organisasi.

Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya berbeda. Misalnya perusahaan real estate, perusahaan asuransi, atau perusahaan transportasi berbeda dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Demikian juga dengan perusahaan perdagangan besar dengan perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan informasinya. Oleh karena itu, untuk mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi
bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali perlu diperhatikan aau dipahami sifat organisasi tersebut.

2.      Tipe organisasi

Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini.

·         Organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggungiawab untuk area fungsi tertentu seperti produktifitas, pemasaran, personalia atau keuangan.

·         Organisasi divisonal, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggungjawab terhadap suatu fungsi dan suatu objek atau program kerja,

3.      Ukuran organisasi

Ukuran dari organisasi juga merupakan faktor vang mempengaruhi kebutuhan informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuh-
kan.

4.      Struktur organisasi.

Struktur internal organisasi juga tanggungjawab terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggunglawab departemen pembelian di organisasi lainnya. Dari struktur organisasinya, maka dapat ditentukan departemen mana yang membutuhkan informasi persediaan ini, apakah departemen produksi atau departemen pembelian . departemen produksi biasanya lebih membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya, sedang departemen pembelian lebih membutuhkan informasi mengenai harga persediaan dan informasi tentang pemasok berupa tanggung jawab departemen produksinya, tetapi untuk organisasi lainnya dapat berada pada tanggung jawab departemen yang terpisah.

Faktor-faktor Manusia

Analisis system harus mencoba untuk dapat mendesain system yang dapat diterima oleh semua pemakai, tidak hanya satu atau dua pemakai saja, tetapi bisa dipakai oleh semua pemakai dan tidak menyulitkan pemakai.

Kebutuhan biaya efektifitas

Jika anda membeli suatu encyclopedias atau misalnya membeli buku maka yang anda lihat tidak hanya sampul buku atau bukunya saja tetapi adalah informasi yang terkandung didalamnya. Suatu organisasi mengembangkan system informasi bukan hanya menginginkan mendapatkan fisik dari system informasi itu saja tetapi lebih dari itu, yaitu informasi perlu dipertimbangkan antara biaya untuk memperoleh manfaat dengan manfaat informasi yang dihasilkan.

Kebutuhan-kebutuhan kelayakan

Lima macam kelayakan tetap diperhitungkan dalam desain system informasi. Adalah kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, kelayakan hukum, kelayakan operasi, dan kelayakan skedul. Walaupun kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencanaan system, tetapi dalam kelayakan desain system juga dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan system mungkin di tahap desain system mengalami perubahan-perubahan.

Read More