BAB I KONSEP DASAR SISTEM

BAB I

KONSEP DASAR

1.1        Konsep Dasar

1.1.1   Konsep Dasar Sistem

1.      Definisi Sistem : Kumpulan unsur-unsur yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk menghasilkan tujuan.

2.      Karakteristik Sistem : Sifat-sifat khusus yang dimiliki oleh sistem.

1.      Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang berarti saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau sub system - sub sistem. Setiap sub sistem mempunyai sifat–sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada sub sistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

2.      Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3.      Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

4.      Penghubung Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu sub sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub sistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu sub sistem dapat berintegrasi dengan sub sistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5.      Masukan Sistem

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat dioperasikan. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah masukan perawatan yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah masukan sinyal untuk diolah menjadi informasi.

6.      Keluaran Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada super sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7.      Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8.      Sasaran atau Tujuan Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau system-sistem lainnya yang merupakan bagian atau sub sistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

3.      Klasifikasi Sistem

Sistem dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu:

·         Sistem Abstrak X Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh: Sistem Teologi yang menerangkan hubungan manusia dengan Tuhan.

Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contoh: Sistem Komputer, Sistem Akuntasi, Sistem Produksi, dan lain sebagainya.

·         Sistem Alamiah X Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia. Contoh pada sistem alamiah: sistem peredaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. Contoh: sistem robotika.

·         Sistem Tertentu (Deterministik) X Sistem Tak Tentu (Probabilistik)

Sistem deterministik adalah sistem yang berinteraksi antara bagiannya yang dapat diprediksi secara pasti. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.  Contoh: sistem komputer. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.

Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang tidak bisa diprediksikan secara pasti. Contoh: sistem manusia.

·         Sistem Tertutup X Sistem Terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Contoh: tabung reaksi.

Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Contoh: sistem organisasi.

Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut : 

1.1.2   Konsep Dasar Informasi

1.    Definisi Informasi : data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimannya. Menurut Raymond Mcleod informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Secara umum informasi dapat di definisikan sebagai hasil pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimannya.

Definisi Data : merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.

2.    Siklus Informasi

Menurut (Jogiyanto) data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model hingga kembali menghasilkan suatu informasi dan terus menerus akan berulang hingga membentuk siklus informasi (information circle) atau disebut juga siklus pengolahan data. Siklus informasi dapat digambarkan sebagai berikut :

3.      Mutu Informasi

1.      Kualitas informasi : Kualitas informasi bisa terhadap error, karena kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori atau master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem. Informasi yang berkualitas tergantung dari 3 (tiga) hal : harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

1.      Informasi harus akurat

Informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah sistem informasi yaitu :

·         Kelengkapan (completennes) Informasi

·         Kebenaran (correctness) Informasi

·         Keamanan (scurity) Informasi

2.      Informasi harus tepat waktu

Informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

3.      Informasi harus relevan

Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.

2.      Nilai informasi : Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan informasi menjadi tidak di perlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang.

Parameter untuk mengukur sebuah nilai informasi tersebut dapat di tentukan dari dua hal pokok yaitu :

1.      Manfaat dari informasi tersebut

2.      Biaya untuk mendapatkan informasi

Suatu Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya untuk mendapatkanya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat di taksir keuntunganya dengan satuan nilai uang tetapi dapat di taksir nilai efektivitasnya.

1.1.3   Konsep Dasar Sistem Informasi

1.    Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.

Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

2.    Jenis-jenis Sistem Informasi

a.       Sistem Informasi Menurut Level Organisasi

Berdasarkan level organisasi, sistem informasi dikelompokkan menjadi 3, yaitu :

·         Sistem informasi departemen, sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen. Contoh : Sistem Informasi SDM (HRIS). 

·         Sistem informasi perusahaan, sistem terpadu yang dapat digunakan oleh sejumlah departemen secara bersama- sama. Contoh : sistem informasi perguruan tinggi. 

·         Sistem informasi antarorganisasi, sistem informasi yang menghubungkan dua organisasi atau lebih. Contoh : e-Commerce.

b.      Sistem Informasi Area Fungsional

Sistem informasi berdasarkan area fungsional ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan.

Jenis-jenis Sistem Informasi Area Fungsional sebagai berikut :

·         Sistem Informasi Akuntansi.

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang di pakai oleh fungsi akuntansi(departemen/bagian Akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan.

·         Sistem Informasi Keuangan.

Sistem informasi yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang menyangkut keuangan perusahaan. Misalnya : Cash Flow dan informasi pembayaran.

Sistem informasi keuangan digunakan untuk mendukung manajer keuangan dalam mengambil keputusan yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan.

·         Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi yang bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk mendukung manejeman perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan. Misalnya : data bahan mentah, profil vendor baru, jadwal produksi.

c.       Sistem Informasi Berdasarkan Dukungan yang Tersedia

·         Sistem Pemrosesan Transaksi atau SPT (transaction processing system)

Fungsi SPT adalah untuk menghimpun, menyimpan, dan memproses data transaksi serta kadangkala mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi. Fokus utama SPT adalah data transaksi. Contoh : Yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapatmemvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

·         Sistem Informasi Manajemen atau SIM (Management Information System)

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi . Fungsi SIM adalah mengkonfersi data yang berasal dari SPT menjadi informasi untuk mengelola organisasi dan memantau kerja. Pemakai SIM ini adalah semua level manajeman.

·         Sistem Otomasi Perkantoran atau SOP (office automation system)

Sistem Otomasi Perkantoran adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Sistem ini menyediakan aneka ragam perangkat untuk pemrosesan informasi, seperti pengolah lembar kerja (spreadsheet), pengolah kata (word processor), pengolah grafik, aplikasi presentasi, pengaksesan basis data personal, surat elektronis (e-mail) dan surat bersuara (v-mail atau voice mail), dan bahkan telekonferensi. Fungsi SOP adalah menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen. Pemakai SOP prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik staf maupun yang masuk kategori level.

·         Sistem Pendukung Keputusan atau DSS (decission support system)

Sistem Pendukung Keputusan  adalah sistem informasi interaktif yangmenyediakan informasi, pemodelan, dan manipulasi data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat. Fungsi DSS adalah membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi. Pemakai DSS ini adalah analisis, manajer, dan profesional.

3.      Komponen-komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1.      Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2.      Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.      Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4.      Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.      Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6.      Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7.      Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8.      Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

4.      Peranan Sistem Informasi Bagi Pihak Manajemen

1.      Dapat mendukung dalam pengambilan keputusan

2.      Dapat mendukung kegiatan manajemen

·         Mendukung Operasi Bisnis.

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.

·         Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.

Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

·         Mendukung Keunggulan Strategis.

Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.

Kegiatan Manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi. Kegiatan manajemen tingkat atas, menengah, dan bawah adalah berbeda.  Kegiatan-kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing tingkatan.

Kegiatan manajemen untuk masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut :

1.      Perencanaan Strategis

Merupakan kegiatan manajemen tingkatt atas (top manager).
Menurut Frederick H. Wu (Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen)
“Perencanaan Strategis” adalah proses evaluasi lingkungan organisasi,penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi-strategi.

a.    Proses evaluasi lingkungan luar organisasi

Lingkungan luar organisasi selalu berubah, pengaruh lingkungan luar dapat berupa kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, social,persaingan, inflasi dan lain sebagainya.

Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi dan perubahan ini mungkin dapat mengakibatkan perubahan strategi yang sudah ditetapkan.

b.    Penentuan tujuan

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang.

c.    Penentuan strategis

Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan organisasi dengan strategi mengerahkan semua kemampuan yang berupa sumberdaya organisasi seperti material,modal, personil dan sumberdaya serta kesempatan lingkungan luar  organisasi dengan maksud mencapai tujuan organisasi.

2.      Pengendalian Manajemen

Adalah proses meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

Pengendalian manajemen merupakan tindakan taktik (tactical level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategis dapat dilakukan dengan berhasil (biasanya bersifat jangka pendek kurang lebih satu tahun).

3.      Pengendalian Operasi

Adalah proses meyakinkan bahwa setiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

1.2        Konsep Dasar Perancangan Sistem Informasi

1.2.1   Flowmap

Digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen masukan dan keluaran).

System Procedure Diagram menggunakan simbol-simbol sebagai berikut:

Simbol	Keterangan
	Dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer Proses manual File non computer yang diarsip Arus dari proses Proses dari program berupa harddisk Input atau output berupa harddisk Proses pengurutan data diluar proses computer Input atau output berupa disket

1.2.2   Data Flow Diagram (DFD)

Digunakan  untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

1.  Simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram

1.      External entity (kesatuan luar)

Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Kesatuan luar dapat berupa:

a.       Suatu kantor, departemen, aau divisi dalam perusahaan.

b.      Orang atau sekolompok orang di organisasi tersebut.

c.       Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok.

d.      Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Simbol: kesatuan luar digambarkan dengan notasi kotak.

2.      Data flow (arus data)

Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut:

a.       Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.

b.      Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

c.       Masukan untuk komputer.

d.      Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.

e.       Suatu isian yang dapat dicatat pada buku agenda.

Simbol: arus dapat digambarkan dengan suatu panah.   

3.      Process (proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Simbol: proses dapat digambarkan dengan lingkaran.   

4.      Data store (simpanan data)

Simpanan Data (Data Store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:

a.       Suatu file atau database di sistem computer.

b.      Suatu arsip atau catatan manual.

c.       Suatu tabel acuan manual.

d.      Suatu agenda atau buku.

Simbol: simpanan data.

2.  Tingkatan Data Flow Diagram

1.      Diagram Konteks :

Menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan. 

2.      Diagram Nol (diagram level-1) :

Merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data. 

3.      Diagram Rinci :

Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol. 

3.  Bentuk Data Flow Diagram

Terdapat 2 bentuk Data Flow Diagram  yaitu Physical Data Flow Diagram (Diag. Arus Dt Fisik) dan Logical Data Flow Diagram (Diag. Arus Dt Logika). Data Flow Diagram Fisik lebih tepat digunakan utk menggambarkan sistem yg ada (sistem lama) dan lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem yg diterapkan. Sedangkan diagram arus dt logika digunakan utk menggambarkan sistem yg akan diusulkan dan lebih menekankan proses-proses apa yg terdapat di sistem.

4.  Pedoman Menggambarkan Data Flow Diagram

a.       Identifikasikan terlebih dahulu  semua kesatuan luar yang terlibat disitem.

b.      Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

c.       Gambarkanlah terlebih dahulu suatu diagram konteks. Dari diagram ini akan digambar lebih terinci yang disebut level 0. Tiap proses dilevel 0 akan digambar lebih terinci disebut  level 1. Tiap proses dilevel 1 akan digambar secara terinci disebut level 2 samapi tiap proses tidak dapat digambar lebih terici lagi.

d.      Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses  digunakan untuk mempersiapkan panggambaran DAD ke level-level lebih bawah lagi.

e.       Gambar sketsa DAD untuk diagram level 0 berdasarkan proses dibagan berjenjang.

f.        Gambar DAD untuk level-level berikutnya yaitu level 1 untuk tiap proses yang dipecah sesuai dengan bagan berjenjang.

1.2.3   Pembuatan UML

1.      Definisi UML (Unified Modeling Language)

Menurut Adi Nugroho dalam Lindawati (2009:6), “Unified Modelling Language adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berpradigma berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami”.

Unified Modeling Language, adalah metode untuk memvisualisasikan sistem yang dibuat untuk mempermudah programmer dalam membuat program dengan bahasa pemrograman berbasis objek

2.      Langkah-Langkah Membuat UML

Dalam membuat UML, setiap orang biasanya mempunyai gayanya masing-masing. Langkah pembuatannya tidak selalu sama. Setelah ane searching ke berbagai sumber di internet, berikut adalah salah satu langkah membuat UML yang mantap :

1.    Membuat Functional requirement

Pertama kita buat dulu tulisan yang bercerita tentang sistem apa yang akan kita buat. Tulisan ini tidak harus formal dan memiliki format tertentu, kita tulis aja program yang akan kita buat maunya seperti apa terus program itu bisa ngapain aja.

2.      Membuat Use Case Diagram

Kita buat aktor-aktor yang berperan dalam system. Aktor = siapa saja orang yang akan berperan di dalam system, contoh : pegawai, pembeli, manager, supplier. Nah kita gambarkan apa saja yang bisa dilakukan aktor-aktor tersebut di dalam system

3.      Membuat Scenario

Kita membuat scenario berdasarkan use case diagram yang telah kita buat sebelumnya. Setelah kita membuat use case tentang apa saja yang dilakukan aktor terhadap system, kita jabarkan setiap langkahnya. Penjabaran langkah-langkah ini disebut scenario. 

Contoh :

pembeli melakukan pembelian barang --> menghubungi pegawai --> pegawai mengecek barang yang mau dibeli, kalau barangnya ada begini kalau tidak ada begitu, dan seterusnya 

4.      Membuat Class Diagram

Kita buat class-class yang ada di dalam system. Kita tentukan attribute-attributenya. Class-class ini adalah class yang nantinya akan digunakan dalam kodingan program. Nanti kita tentukan juga method untuk tiap-tiap classnya. Tetapi penentuan method kita lakukan setelah tahap selanjutnya yaitu membuat sequence diagram.

5.      Membuat Sequence Diagram.

Langkah selanjutnya adalah membuat Sequence diagram berdasarkan scenario yang telah kita buat. Sequence diagram ini bisa dibilang adalah model yang lebih detail dari skenario yang telah kita buat, disini kita masukkan hal-hal yang sifatnya lebih menarah ke teknis. Tiap-tiap scenario harus dibuat sequence diagramnya, contoh, misalkan kita punya 3 skenario : 1. Scenario transaksi online 2. Scenario transaksi offline 3. Scenario registrasi. Naah kita buat 3 sequence diagram berdasarkan 3 scenario tersebut.

6.      Membuat Activity Diagram.

Langkah terakhir adalah membuat activity diagram. Activity diagram ini mirip dengan flow chart. Jadi setelah kita buat 5 hal diatas sekarang kita bisa menggambarkan bagaimana system bekerja secara keseluruhan. Naah sekarang saatnya kita buat diagramnya, diagram tentang bagaimana system bekerja secara keseluruhan

1.3        Konsep Dasar Perancangan Sistem

1.3.1   Pendekatan Terstruktur

1.      Definisi Pendekatan Terstuktur

Metode ini diperkenalkan pada tahun 1970, yang merupakan hasil turunan dari pemrograman terstruktur.

Perancangan terstruktur merupakan aktivitas mentransformasikan hasil analisis kedalam suatu perencanaan untuk dapat diimplementasikan. Harus ada alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan di dalam suatu pengembangan sistem untuk melengkapi metode (Structured Analisys and Design/SSAD) ini, agar hasil akhirnya bisa menghasilkan sistem yang strukturnya terdefinisi dengan baik dan juga jelas.

Dengan menggunakan metode ssad atau metode terstruktur, masalah yang cukup kompleks di dalam suatu organisasi bisa dipecahkan dengan mudah dan mudahnya dalam memaintenance sistem, pemakai lebih puas, adanya dokumentasi yang baik, fleksibel, sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan, produktivitas meningkat serta kualitasnya akan jauh lebih baik.

2.      Tools Perancangan Terstruktur

·         DFD (Data Flow Diagram )

·         Kamus Data

·         Entity Relationship Diagram (ERD)

·         State Transition Diagram (STD)

3.      Metodologi Perancangan Terstruktur

·         Metodologi pemecahan fungsional : Metodologi ini menekankan pada pemecahan sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang, dan diterapkan.

·         Metodologi berorientasi data : Metodologi ini menekankan pada karakteristik data yang akan diproses.

·         Prescriptive methodologies : Metodologi ini merupakan metodologi yang dikembangkan oleh sistem house dan pabrik-pabrik perangkat lunak dan tersedia secara komersial dalam paket-paket program.

4.      Kelebihan dan Kekurangan Perancangan Terstruktur

·         Kelebihan

1.      Milestone diperlihatkan dengan jelas yang memudahkan dalam manajemen proyek.

2.      SSAD merupakan pendekatan visual, ini membuat metode ini mudah dimengerti oleh pengguna atau programmer.

3.      Penggunaan analisis grafis dan tool seperti DFD menjadikan SSAD menjadikan bagus untuk digunakan.

4.      SSAD merupakan metode yang diketahui secara umum pada berbagai industry.

5.      SSAD sudah diterapkan begitu lama sehingga metode ini sudah matang dan layak untuk digunakan.

6.      SSAD memungkinkan untuk melakukan validasi antara berbagai kebutuhan

7.      SSAD relatif simpel dan mudah dimengerti.

·         Kekurangan

1.      SSAD berorientasi utama pada proses, sehingga mengabaikan kebutuhan non-fungsional.

2.      Sedikit sekali manajemen langsung terkait dengan SSAD.

3.      Prinsip dasar SSAD merupakan pengembangan non-iterative (waterfall), akan tetapi kebutuhan akan berubah pada setiap proses.

4.      Interaksi antara analisis atau pengguna tidak komprehensif, karena sistem telah didefinisikan dari awal, sehingga tidak adaptif terhadap perubahan (kebutuhan-kebutuhan baru).

5.      Selain dengan menggunakan desain logic dan DFD, tidak cukup tool yang digunakan untuk mengkomunikasikan dengan pengguna, sehingga sangat sulit bagi pengguna untuk melakukan evaluasi.

6.      Pada SAAD sulitt sekali untuk memutuskan ketika ingin menghentikan dekomposisi dan mliai membuat sistem.

7.      SSAD tidak selalu memenuhi kebutuhan pengguna.

8.      SSAD tidak dapat memenuhi kebutuhan terkait bahasa pemrograman berorientasi obyek, karena metode ini memang didesain untuk mendukung bahasa pemrograman terstruktur, tidak berorientasi pada obyek (Jadalowen, 2002).

1.3.2   Pendekatan Berorientasi Objek

1.      Definisi Pendekatan Berorientasi Objek

Metode (Object Oriented Analisys and Design/OOAD) melakukan pendekatan terhadap masalah dari perspektif obyek, tidak pada perspektif fungsional seperti pada pemrograman terstruktur. Akhir-akhir ini penggunakan OOAD meningkat dibandingkan dengan pengunaan metode pengembangan software dengan metode tradisional. Sebagai metode baru dan sophisticated bahasa pemrograman berorientasi obyek diciptakan, hal tersebut untuk memenuhi peningkatan kebutuhan akan pendekatan berorientasi obyek pada aplikasi bisnis.

2.      Tools Perancangan Berorientasi Objek

·         Object Oriented Analysis (OOA) dan Object Oriented Design (OOD) dari Peter Coad dan Edward Yourdon [1990].

·         Object Modeling Technique (OMT) dan James Rumbaugh, Michael Blaha, William Premerlan, Frederick Eddy dan William Lorensen [1991].

·         Object Oriented Software Engineering (OOSE) dan Ivar Jacobson [1992].

·         Booch Method dan Grady Booch [1994].

·         Sritrop dan Steve Cook dan John Daniels [1994].

·         UML (Unified Modeling Language) dari James Rumbaugh. Grady Booch dan Ivar Jacobson [1997].

3.      Metodologi Perancangan Berorientasi Objek

·         Encapsulation

Encapsulation merupakan dasar untuk pembatasan ruang lingkup program terhadap data yang diproses. Data dan prosedur atau fungsi dikemas bersama-sama dalam suatu objek, sehingga prosedur atau fungsi lain dari luar tidak dapat mengaksesnya. Data terlindung dari prosedur atau objek lain, kecuali prosedur yang berada dalam objek itu sendiri.

·         Inheritance

Inheritance adalah teknik yang menyatakan bahwa anak dari objek akan mewarisi data/atribut dan metode dari induknya langsung. Atribut dan metode dari objek dari objek induk diturunkan kepada anak objek, demikian seterusnya. Inheritance mempunyai arti bahwa atribut dan operasi yang dimiliki bersama di anatara kelas yang mempunyai hubungan secara hirarki. Suatu kelas dapat ditentukan secara umum, kemudian ditentukan spesifik menjadi subkelas. Setiap subkelas mempunyai hubungan atau mewarisi semua sifat yang dimiliki oleh kelas induknya, dan ditambah dengan sifat unik yang dimilikinya. Kelas Objek dapat didefinisikan atribut dan service dari kelas Objek lainnya. Inheritance menggambarkan generalisasi sebuah kelas.

·         Polymorphism

Polimorfisme yaitu konsep yang menyatakan bahwa seuatu yang sama dapat mempunyai bentuk dan perilaku berbeda. Polimorfisme mempunyai arti bahwa operasi yang sama mungkin mempunyai perbedaan dalam kelas yang berbeda. Kemampuan objek-objek yang berbeda untuk melakukan metode yang pantas dalam merespon message yang sama. Seleksi dari metode yang sesuai bergantung pada kelas yang seharusnya menciptakan Objek.

4.      Kelebihan dan Kekurangan Perancangan Berorientasi Objek

·         Kelebihan

1.      Dibandingkan dengan metode SSAD, OOAD lebih mudah digunakan dalam pembangunan sistem 

2.      Dibandingkan dengan SSAD, waktu pengembangan, level organisasi, ketangguhan,dan penggunaan kembali (reuse) kode program lebih tinggi dibandingkan dengan metode OOAD (Sommerville, 2000). 

3.      Tidak ada pemisahan antara fase desain dan analisis, sehingga meningkatkan komunikasi antara user dan developer dari awal hingga akhir pembangunan sistem. 

4.      Analis dan programmer tidak dibatasi dengan batasan implementasi sistem, jadi desain dapat diformliasikan yang dapat dikonfirmasi dengan berbagai lingkungan eksekusi. 

5.      Relasi obyek dengan entitas (thing) umumnya dapat di mapping dengan baik seperti kondisi pada dunia nyata dan keterkaitan dalam sistem. Hal ini memudahkan dalam mehami desain (Sommerville, 2000). 

6.      Memungkinkan adanya perubahan dan kepercayaan diri yang tinggi terhadap kebernaran software yang membantu untuk mengurangi resiko pada pembangunan sistem yang kompleks (Booch, 2007). 

7.      Encapsliation data dan method, memungkinkan penggunaan kembali pada proyek lain, hal ini akan memperingan proses desain, pemrograman dan reduksi harga. 

8.      OOAD memungkinkan adanya standarisasi obyek yang akan memudahkan memahami desain dan mengurangi resiko pelaksanaan proyek. 

9.      Dekomposisi obyek, memungkinkan seorang analis untuk memcah masalah menjadi pecahan-pecahan masalah dan bagian-bagian yang dimanage secara terpisah. Kode program dapat dikerjakan bersama-sama. Metode ini memungkinkan pembangunan software dengan cepat, sehingga dapat segera masuk ke pasaran dan kompetitif. Sistem yang dihasilkan sangat fleksibel dan mudah dalam memelihara. 

·         Kekurangan

1.      Pada awal desain OOAD, sistem mungkin akan sangat simple. 

2.      Pada OOAD lebih fockus pada coding dibandingkan dengan SSAD. 

3.      Pada OOAD tidak menekankan pada kinerja team seperti pada SSAD. 

4.      Pada OOAD tidak mudah untuk mendefinisikan class dan obyek yang dibutuhkan sistem. 

5.      Sering kali pemrogramam berorientasi obyek digunakan untuk melakukan anlisisis terhadap fungsional siste, sementara metode OOAD tidak berbasis pada fungsional sistem. 

6.      OOAD merupakan jenis manajemen proyek yang tergolong baru, yang berbeda dengan metode analisis dengan metode terstruktur. Konsekuensinya adalah, team developer butuh waktu yang lebih lama untuk berpindah ke OOAD, karena mereka sudah menggunakan SSAD dalam waktu yang lama ( Hantos, 2005). 

7.      Metodologi pengembangan sistem dengan OOAD menggunakan konsep reuse. Reuse merupakan salah satu keuntungan utama yang menjadi alasan digunakannya OOAD. Namun demikian, tanpa prosedur yang emplisit terhadap reuse, akan sangat sliit untuk menerapkan konsep ini pada skala besar (Hantos, 2005).