BAB V TEKNIK PENGUMPULAN DATA

SISTEM INFORMASI

BAB V

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

5.1    Teknik Wawancara

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analisis sistem sebagai wawancara (interview) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interview).

A.    Mempersiapkan Wawancara

1.      Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.

2.      Utarakanlah maksud dari wawancara.

3.      Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai.

4.      Buatlah jadwal terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda.

5.      Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Intyerview guide adalah daftar pengecekan (checklist) dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

B.     Melakukan Wawancara

1.      Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.

2.      Menjelaskan apa tujuan dari wawancaera ini dan hubungannya dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.

3.      Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.

4.      Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.

5.      Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.

6.      Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai.

7.      Ucapkanlah terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah ketersediaan kembali untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.

5.2    Teknik Observasi

Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektiif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan

A.  Petunjuk Melakukan Observasi

Untuk melakukan observasi hal-hal berikut yang harus dilakukan :

1.      Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi :

·      Apa yang akan diobservasi

·      Dimana letak observasi

·      Kapan observasi akan dilakukan

·      Siapa yang akan melakukan observasi ini

·      Siapa yang akan di observasi

·      Bagaimana melakukan observasi ini

2.      Minta izin terlebih dahulu dari manajer atau pegwai-pegawai yang terlibat.

3.      Bertindaklah dengan rendah hati (low profile)

4.      Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung.

5.      Kaji ulanglah hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat.

5.3    Teknik Daftar Pertanyaan

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analisis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak kritikan karena diragukan aslinya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber yang banyak, cara ini lebih efissien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

A.  Tipe Data dari Pertanyaan

Ada dua macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas (free format) dan format pasti (fixed format). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya terbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1.      Daftar Pertanyaan Format Bebas : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang sudah disediakan.

2.      Format Pasti : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia. Hasil dari daftaar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk ditabulasi dan diisi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa banyak pertanyaan.

a.       Chekck-off questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.

b.      Yes/No questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab “ya” atau “tidak”.

c.       Options/ Choice questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan penndapatnya.

B.   Petunjuk Membuat Daftar Pertanyaan

1.      Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa sja yang ingin dikumpulkan.

2.      Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.

3.      Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.

4.      Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlebiih dahulu.

5.      Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.

Read More

BAB IV ANALISIS SISTEM

SISTEM INFORMASI

BAB IV

ANALISIS SISTEM

4.1 Definisi Analisa Sistem

Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan

4.2  Langkah-langkah Analis Sistem :

      A. Identify : mengidentifikasi masalah

Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu :

1.      Mengidentifikasi penyebab masalah

Pada tahap ini kita harus mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi. Missal terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen yang complain terhadap divisi penjualan tersebut.

2.      Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah tersebut.

Contoh : penyebab masalah konsumen complain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan.

3.         Mengidentifikasi personil-personil kunci

Setelah titik-titik penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

      B. Understand : memahami kerja dari sistem yang ada

Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terperinci bagaimana sistem yang ada beoperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian :

A.  Menentukan jenis penelitian

B.  Merencanakan jadwal penelitian

C.  Membuat penugasan penelitian

D.  Membuat agenda wawancara

E.   Mengumpulkan hasil penelitian

     C. Analyze : menganalisis system

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis :

A.  Kelemahan dari sistem lama tersebut

B.  Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

     D. Report : membuat laporan hasil analisis

Isinya adalah:

A.  Alasan melakukan analisis sistem

B.  Menguraikan permaslahan-permasalahan  yang terjadi pada sistem lama

C.  Mengidentifikasi penyebab masalah

D.  Mengidentifikasi titik keputusan

E.   Menguraikan penelitian yang dilakukan

F.   Menguraikan hasil analisis

G.  Kesimpulan analisis

Read More

BAB III KEBIJAKAN PERENCANAAN SISTEM

SISTEM INFORMASI

BAB III

KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

3.1 Kebijakan Sistem

A. Definisi Kebijakan Sistem

Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sIstem.

B. Definisi Perencanaan Sistem

Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

3.2 Proses Perencanaan Sistem

Poses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu :

A.  Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

1.      Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan permasalahan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan peusahaan akan tercapai.

2.      Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi

Contoh : dalam perusahaan bisnis proyek-proyek informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

·         Pengendalian penjualan dan pemasaran

·         Pengendalian distribusi

·         Pengendalain produksi

·         Pengendalain keuangan

·         Pengendalain persediaan

3.      Menerapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem

Contoh : Sistem informasi penjualan, memiliki sasaran :

·         Memperbaiki pelayana order kepada pelanggan yang lebih baik

·         Meningkatkan volume penjualan

·         Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajemen marketing.

4.      Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala, yaitu :

·         Masalah dana

·         Masalah waktu

·         Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut.

5.      Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan.

6.      Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

·         Latar belakang organisasi

·         Proyek sistem informasi yang direncanakan

·         Sasaran pengembangan sistem informasi

·         Kendala di dalam pengembangan sistem informasi

·         Menentuka prioritas-prioritas proyek sistem informasi

7.      Meminta persetujuan manajemen

3.3    Mempersiapakan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi :

A.  Menunjuk team analisis

B.  Mengumumkan proyek pengembangan system

3.4    Mendifinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :

A.  Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan : Suatu studi yang akandigunakan untuk  menetukan apakah proyek sistem layak diteruskan atau tidak

B.  Menilai kelayakan proyek sistem

1.    Kelayakan teknik :

·      Ketersediaan teknologi yang digunakan

·      Ketersediaan staf ahli di di dalam mengoperasikan sistem informasi yang digunakan

2.    Kelayakan operasi :

·      Kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

·      Kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

3.    Kelayakan jadwal : Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

4.    Kelayakan ekonomi

·      Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

·      Manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya

5.    Kelayakan hukum : Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku

C.  Membuat usulan proyek sistem

D.  Meminta persetujuan manajemen

Read More

BAB II TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

SISTEM INFORMASI

BAB II

TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

2.1    Definisi Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem merupakan tindakan mengubah, menggantikan, atau menyusun kembali sistem lama menjadi sistem yang baru baik secara sebagian maupun keseluruhan untuk memperbaiki sistem yang selama ini berjalan (yang telah ada). 

2.2    Alasan Pengembangan Sistem

A.  Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :

·      Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

·      Pertumbuhan organisasi yang meneyebabkan harus disususnnya sistem baru.

B.  Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

C.  Adanya intruksi-intruksi (directives)

2.3    Prinsip pengembangan sistem

1.    Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

2.    Sistem yang dikemabang adalah investasi modal yang besar.

3.    Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

4.    Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sIstem.

2.4    Siklus hidup pengembangan sistem

Tahapan kerja dari pengembangan system

 

Kebijakan & Perencanaan sistem : Adanya instruksi dari top manajer kepada bawahan bahwa perusahaan tersebut perlu dilakukan pengembangan sistem. Di dalam perencanaan sistem perlu direncanakan terlebih dahulu mengenai :

a.       Berapa besar dana yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

b.      Beraapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

c.       Sudah siapkah personil-personil yang terlibat dalam pengembangan sistem tersebut.

Analisis sistem : mengevaluasi permasalahan-permasalahan \, hambatan-hambatan yang terjadi dari kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Desain sistem secara umum : tujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

Desain sistem secara terinci : tujuan untuk memberikan  gambaran secara terperinci kepada user tentang sistem yang baru.

Seleksi sistem : menyeleski penggunaan sistem maupun hardware di dalam penerapan sistem baru.

Perawatan sistem : tujauannya adalah untuk menjaga agar sistem informasi dapat digunakan dalam organisasi tersebut dalam jangka waktu yang cukup lama.

2.5    Pendekatan pengembangan sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk menegembangkan sistem, yaitu :

A.  Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (di panadang dari metodologi yang digunakan). Pendekatan klasik adalah pendekatan di dalam pengembangan sistem yang mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle  tanpa dibekali alat-alat dan teknik-teknik memadai. Sedangkan pada pendekatan tersruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik supaya membuatnya berhasil.

B.  Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai). Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Sedangkan pada pendekatan sistem memperhatikan sistem informasi sebagai kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.

C.  Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem ). Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu lvel operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk mencapai transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini juga disebut dengan data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti data. Pendekatan atas-turun sebaliknya di mulai dari level atas organisasi, yaitu perencanaan strategi. Pendekatan ini disebut juga dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan untuk manajemen terlebih dahulu. Kemudian data yang perlu diolah menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

D.  Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya). Pendekata sistem-menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Sedangkan pendekatan moduler berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih ,udah dipahami dan dikembangkan.

E.  Pendekata lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan). Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Sedangkan pendekatan berkembang menerapkan teknonolgi canggih hanya untuk apliaksi-apalikasi yang memerlukan saja pada saat itu saja.

Read More